Питање чувања електронских фактура регулисано је одредбама два прописа:

• Закона о електронском фактурисању (у даљем тексту: Закон), и
• Уредбе о условима и начину чувања и стављања на увид електронских фактура и начину обезбеђивања веродостојности и интегритета садржине фактура у папирном облику (у даљем тексту: Уредба).

Без обзира на наведене одредбе, многи корисници СЕФ имају недоумице око неких основних питања:

• где се чувају електронске фактуре?
• да ли треба преузимати електронске фактуре са СЕФ и чувати их ван СЕФ?
• да ли треба штампати електронске фактуре?
• да ли одштампана фактура може бити аутентична као и електронска фактура?
• ко врши стављање на увид електронских фактура у случају захтева надлежног органа?

   У наставку дајемо објашњења у вези са овим питањима.

1. Где се чувају електронске фактуре?

Електронске фактуре се чувају у систему електронских фактура (СЕФ), и то:

• трајно – за електронске фактуре издате или примљене од стране субјекта јавног сектора;
• у року од десет година од истека године у којој је издата електронска фактура – за електронске фактуре издате или примљене од стране субјекта приватног сектора.

Eлeктрoнскa фaктурa издaтa и примљeнa oд стрaнe субjeктa привaтнoг сeктoрa може се чувaти и у систeму инфoрмaционoг пoсрeдникa, кojи je aнгaжoвaн зa пoслoвe чувaњa oд стрaнe субjeктa привaтнoг сeктoрa.
Напомена: с обзиром на занемарљив број корисника СЕФ који чувају електронске фактуре код информационог посредника, у даљем тексту ћемо се оријентисати искључиво на чување у СЕФ.

Чување електронских фактура у СЕФ врши се коришћењем поступака и технолошких решења којима се обезбеђује веродостојност порекла и интегритета садржине електронске фактуре преузете из СЕФ, уз обавезно испуњавање услова и стандарда информационе безбедности, у складу са прописима којима се уређује информациона безбедност.

Вeрoдoстojнoст пoрeклa и интeгритeт сaдржинe eлeктрoнскe фaктурe oбeзбeђуje сe oд њeнoг издaвaњa дo истeкa рoкa дo кojeг пoстojи oбaвeзa њeнoг чувaњa.

2. Да ли треба преузимати електронске фактуре са СЕФ и чувати их ван СЕФ?

Не треба, осим ако се то чини због неких организационих или других потреба. Међутим, не постоји законска обавеза да се преузимају електронске фактуре са СЕФ и да се чувају ван СЕФ.

То наравно не значи да електронске фактуре не могу да се чувају ван СЕФ, али се поставља питање рационалности таквог поступка, нарочито за кориснике СЕФ који користе софтвер који је директно повезан са СЕФ. Такви корисници могу путем софтвера у сваком тренутку приступити електронској фактури која се налази у СЕФ.

3. Да ли треба штампати електронске фактуре?

Не треба, осим у случају када за то постоји посебан разлог.

Потребно је испуњавање додатних услова (објашњење у тачки 4) како би одштампана електронска фактура била валидна фактура. 

Сматрамо да је штампање електронских фактура (осим у ретким случајевима када из неког разлога постоји потреба за тим) непотребно трошење ресурса корисника СЕФ.

4. Да ли одштампана фактура може бити аутентична као и електронска фактура?

Може, али је потребно испунити одређене услове, који су наведени у члану 5. Уредбе:

„Сматра се да преузимање и штампање електронске фактуре од стране субјекта приватног сектора, односно добровољног корисника система електронских фактура извршено до истека рока за обавезно чување електронских фактура из члана 15. став 2. Закона обезбеђује веродостојност порекла и интегритет садржине уколико:

1) папирни облик електронске фактуре садржи све елементе које је садржао и електронски облик, као и ознаку да је електронска фактура генерисана у систему електронских фактура, јединствени идентификатор фактуре и датум и време слања фактуре;

2) папирни облик електронске фактуре приказује све елементе из тачке 1) овог члана на читак начин; и

3) је преузимање и штампање електронске фактуре извршено у складу са одредбама о преузимању и штампању примерка електронског документа из прописа којима се уређује електронски документ.“

Према томе, одштампана електронска фактура је аутентична као и електронска фактура уколико се одштампа у ПДФ формату из СЕФ и уколико се испуне услови о преузимању и штампању електронске фактуре из члана 12. став 1. Закона о електронском документу, електронској идентификацији и услугама од поверења у електронском пословању.

Најчешћи случај испуњавања наведеног услова за фирме био би следећи: 

• да је штампање електронске фактуре из СЕФ извршено под надзором овлашћеног лица фирме;
• да је истоветност одштампаног примерка електронске фактуре са оригиналом потврђена, уз назнаку да је реч о одштампаном примерку електронског документа, својеручним потписом овлашћеног лица фирме.

Одштампана фактура на наведени начин ће се сматрати аутентичном и после истека рока за чување електронских фактура у СЕФ.

5. Ко врши стављање на увид електронских фактура у случају захтева надлежног органа?

Ово питање је регулисано чланом 4. Уредбе, али сматрамо да није довољно јасно формулисано.

Према нашем разумевању, СЕФ ће у случају захтева надлежног органа стављати на увид електронске фактуре које су им потребне.

Тако ће надлежни органи имати директан приступ електронским фактурама и неће бити потребе да се обраћају кориснику СЕФ за увид у електронске фактуре.