Pitanje čuvanja elektronskih faktura regulisano je odredbama dva propisa:

• Zakona o elektronskom fakturisanju (u daljem tekstu: Zakon), i
• Uredbe o uslovima i načinu čuvanja i stavljanja na uvid elektronskih faktura i načinu obezbeđivanja verodostojnosti i integriteta sadržine faktura u papirnom obliku (u daljem tekstu: Uredba).

Bez obzira na navedene odredbe, mnogi korisnici SEF imaju nedoumice oko nekih osnovnih pitanja:

• gde se čuvaju elektronske fakture?
• da li treba preuzimati elektronske fakture sa SEF i čuvati ih van SEF?
• da li treba štampati elektronske fakture?
• da li odštampana faktura može biti autentična kao i elektronska faktura?
• ko vrši stavljanje na uvid elektronskih faktura u slučaju zahteva nadležnog organa?

   U nastavku dajemo objašnjenja u vezi sa ovim pitanjima.

1. Gde se čuvaju elektronske fakture?

Elektronske fakture se čuvaju u sistemu elektronskih faktura (SEF), i to:

• trajno – za elektronske fakture izdate ili primljene od strane subjekta javnog sektora;
• u roku od deset godina od isteka godine u kojoj je izdata elektronska faktura – za elektronske fakture izdate ili primljene od strane subjekta privatnog sektora.

Elektronska faktura izdata i primljena od strane subjekta privatnog sektora može se čuvati i u sistemu informacionog posrednika, koji je angažovan za poslove čuvanja od strane subjekta privatnog sektora.
Napomena: s obzirom na zanemarljiv broj korisnika SEF koji čuvaju elektronske fakture kod informacionog posrednika, u daljem tekstu ćemo se orijentisati isključivo na čuvanje u SEF.

Čuvanje elektronskih faktura u SEF vrši se korišćenjem postupaka i tehnoloških rešenja kojima se obezbeđuje verodostojnost porekla i integriteta sadržine elektronske fakture preuzete iz SEF, uz obavezno ispunjavanje uslova i standarda informacione bezbednosti, u skladu sa propisima kojima se uređuje informaciona bezbednost.

Verodostojnost porekla i integritet sadržine elektronske fakture obezbeđuje se od njenog izdavanja do isteka roka do kojeg postoji obaveza njenog čuvanja.

2. Da li treba preuzimati elektronske fakture sa SEF i čuvati ih van SEF?

Ne treba, osim ako se to čini zbog nekih organizacionih ili drugih potreba. Međutim, ne postoji zakonska obaveza da se preuzimaju elektronske fakture sa SEF i da se čuvaju van SEF.

To naravno ne znači da elektronske fakture ne mogu da se čuvaju van SEF, ali se postavlja pitanje racionalnosti takvog postupka, naročito za korisnike SEF koji koriste softver koji je direktno povezan sa SEF. Takvi korisnici mogu putem softvera u svakom trenutku pristupiti elektronskoj fakturi koja se nalazi u SEF.

3. Da li treba štampati elektronske fakture?

Ne treba, osim u slučaju kada za to postoji poseban razlog.

Potrebno je ispunjavanje dodatnih uslova (objašnjenje u tački 4) kako bi odštampana elektronska faktura bila validna faktura. 

Smatramo da je štampanje elektronskih faktura (osim u retkim slučajevima kada iz nekog razloga postoji potreba za tim) nepotrebno trošenje resursa korisnika SEF.

4. Da li odštampana faktura može biti autentična kao i elektronska faktura?

Može, ali je potrebno ispuniti određene uslove, koji su navedeni u članu 5. Uredbe:

„Smatra se da preuzimanje i štampanje elektronske fakture od strane subjekta privatnog sektora, odnosno dobrovoljnog korisnika sistema elektronskih faktura izvršeno do isteka roka za obavezno čuvanje elektronskih faktura iz člana 15. stav 2. Zakona obezbeđuje verodostojnost porekla i integritet sadržine ukoliko:

1) papirni oblik elektronske fakture sadrži sve elemente koje je sadržao i elektronski oblik, kao i oznaku da je elektronska faktura generisana u sistemu elektronskih faktura, jedinstveni identifikator fakture i datum i vreme slanja fakture;

2) papirni oblik elektronske fakture prikazuje sve elemente iz tačke 1) ovog člana na čitak način; i

3) je preuzimanje i štampanje elektronske fakture izvršeno u skladu sa odredbama o preuzimanju i štampanju primerka elektronskog dokumenta iz propisa kojima se uređuje elektronski dokument.“

Prema tome, odštampana elektronska faktura je autentična kao i elektronska faktura ukoliko se odštampa u PDF formatu iz SEF i ukoliko se ispune uslovi o preuzimanju i štampanju elektronske fakture iz člana 12. stav 1. Zakona o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju.

Najčešći slučaj ispunjavanja navedenog uslova za firme bio bi sledeći: 

• da je štampanje elektronske fakture iz SEF izvršeno pod nadzorom ovlašćenog lica firme;
• da je istovetnost odštampanog primerka elektronske fakture sa originalom potvrđena, uz naznaku da je reč o odštampanom primerku elektronskog dokumenta, svojeručnim potpisom ovlašćenog lica firme.

Odštampana faktura na navedeni način će se smatrati autentičnom i posle isteka roka za čuvanje elektronskih faktura u SEF.

5. Ko vrši stavljanje na uvid elektronskih faktura u slučaju zahteva nadležnog organa?

Ovo pitanje je regulisano članom 4. Uredbe, ali smatramo da nije dovoljno jasno formulisano.

Prema našem razumevanju, SEF će u slučaju zahteva nadležnog organa stavljati na uvid elektronske fakture koje su im potrebne.

Tako će nadležni organi imati direktan pristup elektronskim fakturama i neće biti potrebe da se obraćaju korisniku SEF za uvid u elektronske fakture.