„Službeni glasnik RS“, broj 111/2021

 

I. UVODNE ODREDBE

Član 1.

Ovim pravilnikom propisuju se bliži uslovi za obezbeđenje odgovarajućeg prostora i opreme za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala kod stvaraoca i imaoca arhivske građe i dokumentarnog materijala (u daljem tekstu: stvaraoci i imaoci), u skladu sa zakonom.

Član 2.

Stvaraoci i imaoci, osim fizičkih lica obezbeđuju odgovarajući prostor i opremu za smeštaj i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala.

Odgovarajućim prostorom smatraju se pisarnica i arhivski depo.

Pisarnica je prostorija u kojoj se čuvaju akti i predmeti najduže do isteka naredne godine od dana kada su akti i predmeti rešeni.

Arhivski depo je posebno izdvojena i opremljena prostorija u kojoj se čuvaju. arhivska građa i dokumentarni materijal (u daljem tekstu: arhivski depo).

Član 3.

Arhivska građa i dokumentarni materijal kod stvaralaca i imalaca čuva se u sređenom i bezbednom stanju do predaje nadležnom javnom arhivu, odnosno do uništavanja posle isteka roka čuvanja.

Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku osiguravaju trajno čuvanje arhivske građe u elektronskom obliku u skladu sa zakonom, njeno održavanje, migriranje, odnosno prebacivanje na nove nosače u propisanim formatima do predaje arhivske građe u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu.

II. USLOVI ČUVANJA, PROSTOR ZA SMEŠTAJ I ZAŠTITU ARHIVSKE GRAĐE I DOKUMENTARNOG MATERIJALA I OPREMA

Član 4.

Stvaraoci i imaoci obezbeđuju fizičke, mikroklimatske i hemijskobiološke uslove za zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala od štetnog delovanja temperature, vlage, svetlosti, zračenja, prašine, mikroorganizama, insekata, glodara i fizičkih oštećenja, kao i uslove za zaštitu od neovlašćenog pristupa arhivskoj građi i dokumentarnom materijalu.

Član 5.

Arhivska građa i dokumentarni materijal kod stvaralaca i imalaca čuva se, u posebnim izdvojenim prostorijama opremljenim za tu namenu, arhivskom depou.

Osim arhivske građe i dokumentarnog materijala, i opreme za smeštaj, zaštitu i transport arhivske građe, u arhivskom depou ne sme se nalaziti ništa drugo.

Lokacija i karakteristike depoa

Član 6.

Arhivski depoi ne smeju da se nalaze u potkrovlju objekta.

Arhivski depoi mogu da se nalaze u suterenu objekata ukoliko stvaraoci i imaoci arhivske građe obezbede sve ostale uslove iz ovog pravilnika navedene u čl. 7. do 13.

Arhivski depo se može sastojati od više jedinica, odnosno prostorija.

U depo može da se primi samo odgovarajuća količina arhivske građe shodno njegovim kapacitetima.

Član 7.

Arhivski depo treba da bude suv, prozračan (sa cirkulacijom vazduha) zaštićen od prodora nadzemnih i podzemnih voda, da je udaljen od mesta otvorenog plamena i od prostorija u kojima se čuvaju lako zapaljiva sredstva.

Depo treba da bude propisno udaljen od proizvodnih i energetskih postrojenja, instalacija i vodova (plinskih, vodovodnih, kanalizacionih).

Vodovodne, kanalizacione, plinske i elektroinstalacije i uređaji centralnog grejanja koje prolaze kroz arhivski depo, moraju imati odgovarajuću zaštitu.

Član 8.

Zidovi depoa moraju biti čvrsti, suvi, bez pukotina i otporni na vatru.

Nosivost podne konstrukcije u depou mora da odgovara težini i obimu građe koja se smešta u njega.

Podovi u depou moraju da budu ravni, po mogućnosti bez pragova i stepenica, izrađeni od materijala otpornih na habanje, koji se lako održavaju, ne privlače prašinu i ne kližu se (keramičke pločice, termostabilni plastični materijali i dr.).

Član 9.

Ulazna ili pregradna vrata depoa moraju biti metalna ili drvena obložena metalom sa obe strane, najmanje širine 900 mm i bez pragova.

Prozori na arhivskim depoima moraju dobro da dihtuju i da su snabdeveni zaštitom od sunčeve svetlosti (zavese, zaštitni kapci, roletne i slično).

Prozori u prizemlju depoa, iz bezbednosnih razloga, moraju da budu od mat armiranog stakla ili obezbeđeni zaštitnim rešetkama.

Član 10.

Arhivska građa i dokumentarni materijal treba da budu zaštićeni od direktnog delovanja sunčevog svetla, odnosno u arhivskim prostorijama treba koristiti tzv. „hladne” izvore svetlosti.

Za osvetljenje u depou koriste se isključivo veštački svetlosni izvori koji nemaju hemijsko ili fotohemijsko dejstvo na arhivsku građu.

Arhivski depo zagreva se isključivo pomoću centralnog grejanja ili klima-uređaja.

Instalacije centralnog grejanja redovno se kontrolišu i održavaju u skladu propisanim standardima.

Član 11.

U arhivskom depou koriste klima-uređaji koji održavaju stabilne mikroklimatske uslove u depou, eliminišu štetne atmosferske gasove, čestice prašine i zagađivače u obliku aerosola, odnosno eliminišu 95% čestica prečnika 2 µm ili većih, a sadržaj sumpor-dioksida održavaju na nivou ispod 50 µg/m3. Filteri se redovno čiste i menjaju.

Član 12.

Zgrada u kojoj je smešten depo mora da ima gromobransku instalaciju.

Arhivski depo treba da bude opremljen sistemom za automatsku dojavu požara, koji je osetljiv na gas, dim i vatru.

Arhivski depo mora da ima protivpožarne aparate za suvo gašenje, odnosno aparate za gašenje prahom ili ugljen-dioksidom, u skladu sa propisima koji uređuju zaštitu od požara.

Broj protivpožarnih aparata u depou određuje se u skladu sa propisima koji uređuju zaštitu od požara.

Član 13.

Stvaraoci i imaoci arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku obezbeđuju odgovarajući prostor za čuvanje i održavanje arhivske građe u elektronskom obliku.

Oprema

Član 14.

Arhivski depo oprema se metalnim policama za smeštaj građe i manipulantskim stolovima.

Police mogu da budu tradicionalne (stacionarne, otvorene) i pokretne „kompakt” police.

Police su odignute od poda 10–30 cm, a od zidova i tavanice najmanje 30–40 cm, da bi se obezbedila slobodna cirkulacija vazduha.

Arhivska građa se ne sme smeštati izvan polica.

Član 15.

Arhivska građa se čuva u zaštitnim omotima (pakovanjima): registratori, arhivske kutije, fascikle, zaštitne mape, futrole, albumi i slično.

Konstrukcija zaštitnog omota mora da odgovara vrsti i formatu arhivske građe.

Zaštitni omot mora da bude dovoljno čvrst i potpuno zatvoren da bi arhivskoj građi pružio zaštitu od prašine, svetlosti, mehaničkih oštećenja i ublažio nepovoljno dejstvo aerozagađenja i naglih promena temperature i vlažnosti.

Član 16.

Na zaštitnim omotima upisuju se sledeći podaci: naziv stvaraoca, godina nastanka materijala i klasifikaciona oznaka; vrsta materijala; broj iz arhivske knjige i rok čuvanja.

Podaci na zaštitnim omotima ispisani su sredstvom za pisanje koje je otporno na vodu, svetlost i ostale faktore spoljašnje sredine.

Član 17.

Arhivski depo mora biti opremljen uređajima za kontrolu temperature i vlažnosti vazduha (termometri, higrometri ili polimetri).

Mikroklimatski uslovi za prostorije u kojima se čuva arhivska građa i dokumentarni materijal su sledeći:

Prilikom čuvanja materijala iz prethodnog stava ovog člana stvaraoci i imaoci su dužni da se pridržavaju mera i uputstava koje je propisao proizvođač.

Kontrola temperature i relativne vlažnosti obavlja se svakodnevno.

Član 18.

Stvaraoci i imaoci obezbeđuju kontrolu pristupa u depo i rukovanja arhivskom građom i dokumentarnim materijalom određivanjem ovlašćenog lica.

Pristup arhivskom depou mogu imati samo ovlašćena lica, a druga lica samo u prisustvu ovlašćenih lica.

Član 19.

Ovlašćeno lice vodi evidenciju o ulasku drugih zaposlenih u arhivski depo.

Ovlašćeno lice vodi evidenciju o ustupanju predmeta na korišćenje drugim zaposlenima.

U centralizovanom arhivskom depou za stvaraoce složene organizacione strukture prijem dokumentacije od drugih organizacionih jedinica i izdavanje na korišćenje vrši se zapisnički.

Član 20.

Ovlašćeno lice vrši redovnu kontrolu temperature i vlažnosti vazduha, čistoće, pojave mikroorganizama i drugih oštećenja, kao i proveru instalacija.

Ovlašćeno lice organizuje čišćenje, dezinsekciju i deratizaciju prostora.

Član 21.

Stvaraoci i imaoci, osim državnih organa i organizacija, organa teritorijalne autonomije i jedinica lokalne samouprave, ustanova, javnih preduzeća, imalaca javnih ovlašćenja i verskih zajednica, koji u toku kalendarske godine stvaraju ili imaju manje od 20 metara arhivske građe i dokumentarnog materijala nisu u obavezi da obezbede odgovarajući prostor iz člana 2. ovog pravilnika, odnosno mogu arhivsku građu i dokumentarni materijal da čuvaju u svom poslovnom i kancelarijskom prostoru ukoliko taj prostor ima sledeće karakteristike: zaštićen je od direktnog delovanja sunčevog svetla, zidovi su čvrsti i suvi, sa izolovanim vodovodnim, kanalizacionim i cevima za centralno grejanje, sa ispravnim elektroinstalacijama, udaljen od izvora plamena, plina i lako zapaljivih materija, osiguran od neovlašćenog pristupa i u kojem temperatura po pravilu ne prelazi 25°C.

Stvaraoci i imaoci iz stava 1. ovog člana su obavezni da arhivsku građu i dokumentarni materijal čuvaju u odgovarajućim metalnim policama ili ormarima i u skladu sa članom 15. ovog pravilnika.

III. ZAVRŠNA ODREDBA

Član 22.

Ovaj pravilnik stupa na snagu narednog dana od dana objavljivanja u „Službenom glasniku Republike Srbije”.