„Службени гласник РС“, број 107/2021, 94/2022 и 116/2023

Пречишћен текст прописа

 

Предмет уредбе

Члан 1.

Овом уредбом уређују се јединствени техничко-технолошки захтеви и процедуре које треба да испуне ствараоци и имаоци архивске грађе и документарног материјала (у даљем тексту: ствараоци и имаоци) при чувању и заштити архивске грађе и документарног материјала у електронском облику.

Чување електронског документа

Члан 2.

Ствараоци и имаоци документарног материјала који се трајно чува у електронском облику дужни су да до предаје надлежном архиву, осигурају његово поуздано електронско чување у складу са прописом којим се уређују услови за припрему документа за поуздано електронско чување и форматима документа који су погодни за дуготрајно чување.

Поуздано електронско чување документарног материјала који се трајно чува у електронском облику који су ствараоци предали државном органу и организацији, органу територијалне аутономије и јединици локалне самоуправе, установи, јавном предузећу и имаoцу јавних овлашћења (у даљем тексту: органи), осигурава се преко тог органа као имаоца.

Ствараоци и имаоци документарног материјала у електронском облику који нема трајни рок чувања, дужни су да осигурају његов интегритет, аутентичност, веродостојност, целовитост и употребљивост квалификованим електронским потписом, односно квалификованим електронским печатом.

Коришћење софтверског решења еАрхив

Члан 3.

Органи као ствараоци и имаоци врше поуздано електронско чување у софтверском решењу еАрхив (у даљем тексту: еАрхив) који је део архивског информационог система.

еАрхив Војног архива није део информационог система архива већ функционише независно.

Одобравање Листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања

Члан 4.

Стваралац и ималац доноси листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и доставља је у електронском облику надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа, у складу са прописима којима се уређује електронска управа осим ако је посебним законом другачије прописано.

Надлежни јавни архив у еАрхиву проверава листу категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања и даје сагласност.

Ако надлежни јавни архив утврди неправилност у листи из става 1. овог члана налаже меру за њено исправљање.

Стваралац и ималац документарног материјала на основу мере из става 3. овог члана без одлагања врши исправку неправилности и доставља исправљену листу у еАрхив.

Дужности ствараоца и имаоца пре предаје надлежном архиву

Члан 5.

Стваралац и ималац документарног материјала који се трајно чува дужан је да:

1) донесе интерна правила по којима ће поступати у припреми документарног материјала за поуздано електронско чување;

2) примени мере заштите софтверског решења из члана 3. ове уредбе;

3) припреми документарни материјал за електронско архивирање у складу са прописом којим се уређује поуздано електронско чување и формати документа који су погодни за дуготрајно чување;

4) класификује документарни материјал у складу са листом категорија архивске грађе и документарног материјала и одреди рок чувања;

5) евидентира следеће податке о ствараоцу у софтверском решењу из члана 3. ове уредбе:

(1) матични број, односно јединствени матични број грађана;

(2) назив;

(3) седиште, односно пребивалиште;

(4) организациона јединица;

(5) овлашћено лице;

6) одреди метаподатке о документарном материјалу у које спадају:

(1) јединствена ознака документа;

(2) број предмета;

(3) врста документа;

(4) опис;

(5) изворни облик, и то: папирни, односно електронски;

(6) формат у коме се документ чува;

(7) датум настанка, односно потписивања и/или печатирања;

(8) број квалификованог електронског сертификата;

(9) рок чувања;

(10) датум архивирања;

(11) датум придруживања квалификованог временског жига (датум потврђивања интегритета);

(12) рок за обнову интегритета документа;

(13) статус предмета, и то: формиран, у обради, прекинут, обустављен, одбачен, решен и архивиран;

(14) статус документа, и то: потписан односно печатиран, потписан и печатиран, надограђен/обновљен, уништен, предат јавном архиву;

(15) напомена;

7) потврди верност изворном документарном материјалу и тачност мета података квалификованим електронским потписом, односно печатом;

8) води евиденцију о предузетим радњама у поступку припреме за електронско чување и електронско архивирање;

9) чува документарни материјал у форматима погодним за дуготрајно чување;

10) води архивску књигу у електронском облику;

11) приликом отпочињања поузданог електронског чувања и периодично придружује квалификовани временски жиг, односно врши надоградњу квалификованог електронског потписа, односно печата на архивираном документарном материјалу у електронском облику до предаје надлежном архиву у складу са прописом којим се уређује поуздано електронско чување и формати докумената који су погодни за дуготрајно чување.

Обављање стручног надзора у еАрхиву

Члан 6.

Надлежни јавни архив именује администратора у еАрхиву.

Администратор из става 1. овог члана ауторизује приступ овлашћеном лицу надлежног јавног архива ради вршења стручног надзора.

Надлежни јавни архив у еАрхиву у односу на одобрену листу из члана 4. проверава електронско архивирање.

У случају да надлежни јавни архив утврди неправилност при електронском архивирању, означава неправилност у архивској књизи и налаже меру за отклањање, у складу са законом.

Стваралац и ималац на основу захтеване мере из става 4. овог члана без одлагања врши исправку неправилности.

Издвајање електронског документарног материјала који се уништава

Члан 7.

Стваралац и ималац документарног материјала, после извршеног одабирања документарног материјала који се трајно чува, издваја ради уништења документарни материјал коме је истекао рок чувања.

Стваралац и ималац документарног материјала издвајање ради уништења обавља креирајући захтев у електронском облику са пописаним документарним материјалом евидентираним у архивској књизи којем је истекао рок чувања.

Захтев из става 2. овог члана се доставља надлежном јавном архиву у еАрхив путем Портала еУправа.

Изузетно, орган из члана 3. ове уредбе захтев из става 2. овог члана креира и доставља у еАрхиву.

Војни архив ће примати од организационих јединица Министарства одбране и Војске Србије захтеве у електронском облику са пописом документарног материјала за уништење и за исте издавати одобрење за уништење.

Надлежни јавни архив одобрава захтев из става 2. овог члана у еАрхиву за уништење документарног материјала и чини га доступним на начин на који је захтев поднет.

Издвајање електронског документарног материјала који се трајно чува

Члан 8.

Стваралац и ималац документарног материјала који се трајно чува, по истеку рока од 30 година од дана настанка, предаје захтев у електронском облику путем Портала еУправа надлежном јавном архиву у еАрхив.

Надлежни јавни архив на основу захтева из става 1. овог члана доноси акт о утврђивању архивске грађе за културно добро у складу са законом.

Архивска грађа из става 2. овог члана предаје се надлежном јавном архиву уписивањем у еАрхив.

Војни архив ће од организационих јединица Министарства одбране и Војске Србије, по истеку рока чувања од 30 година од дана настанка, прикупљати документарни материјал који се чува трајно и који неће бити саставни део јавног архива у еАрхиву.

Мере заштите софтверског решења у којем се врши електронско архивирање

Члан 9.

Све техничко-технолошке компоненте које орган, стваралац или ималац који врши припрему користи у току припреме документарног материјала за електронско архивирање, део су софтверског решења на који се примењују мере заштите у складу су са прописима.

Завршна одредба

Члан 10.

Ова уредба ступа на снагу осмог дана од дана објављивања у „Службеном гласнику Републике Србије”, а примењује се од 1. јануара 2024. године.

 

Одредбе које нису унете у „пречишћен текст“ прописа

Уредба о измени Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику: „Службени гласник РС“, број 94/2022

Члан 2.

Ова уредба ступа на снагу даном објављивања у „Службеном гласнику Републике Србије”.

Уредба о изменама и допунама Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику: „Службени гласник РС“, број 116/2023

Члан 7.

Ова уредба ступа на снагу 1. јануара 2024. године.