У току децембра 2023. године биће објављене измене Уредбе о јединственим техничко-технолошким захтевима и процедурама за чување и заштиту архивске грађе и документарног материјала у електронском облику (у даљем тексту: Уредба).

Најважнија измена Уредбе, што се тиче привредних субјеката, је следећа: привредни субјекти неће имати обавезу да чувају документарни материјал у електронском облику уколико се тај документарни материјал већ чува код неког државног органа или организације.

Ову важну информацију за све привредне субјекте најавила је Светлана Јовановић, из Јединице за имплементацију стратешких пројеката, електронских сервиса и развој е-Управе при Кабинету председнице Владе Републике Србије, на стручном скупу „Електронско и класично архивирање и управљање документима“, који је одржан у Београду у организацији фирме Курс Креатор. Госпођа Јовановић је навела да је добила одобрење из Министарства културе (које је надлежно за прописе из области архивске грађе) да саопшти ову информацију.

Друга важна информација тиче се листе категорија архивске грађе и документарног материјала са роковима чувања. У току јануара 2024. године ће бити објављене измене шифарника категорија документарног материјала из Уредбе о канцеларијском пословању органа државне управе, који ће касније бити инкорпориран и у Уредбу о класификацији документарног материјала са роковима чувања. Иако се ови прописи односе на државне органе, биће препоручено да и привредни субјекти формирају своју листу категорија у складу са тим новим шифарником, јер ће у њему бити садржане све врсте докумената које постоје у складу са прописима Републике Србије. Други разлог да привредни субјекти користе наведени шифарник је тај што ће листа категорија формирана на тај начин бити аутоматски одобрена од стране Државног архива Србије.

Трећа важна информација тиче се начина чувања електронских докумената (за оне привредне субјекте који имају електронска документа који се не чувају код државних органа). Према речима госпође Јовановић, чување електронских докумената подразумева обавезу поузданог чувања, а не обавезу квалификованог електронског чувања (у смислу сертификоване услуге квалификованог електронског чувања).

На основу онога што је речено на стручном скупу, закључак је да се рок за почетак примене Уредбе од 1.1.2024. године пре свега односи на везу између два софтвера које ће за потребе документарног материјала у електронском облику користити јавни сектор: еПисарница и еАрхив. Софтвер еПисарница се већ користи у делу јавног сектора, а софтвер еАрхив би требало да почне да се користи од почетка 2024. године. Тренутно је тај софтвер у фази тестирања.

Рок се наравно односи и на привредне субјекте, али је више пута поновљено од стране неколико учесника скупа да не треба ствари решавати парцијално, већ да је чување докумената у електронском облику само део целокупног процеса организације у вези са чувањем и заштитом архивске грађе и документарног материјала. Имајући у виду вероватну потребу за доношењем нове Листе категорија од стране привредних субјеката након објављивања измена шифарника категорија документарног материјала, препоручујемо привредним субјектима да сачекају најављене измене и да након тога прикупе неопходне информације за даље поступање у вези са овом темом.

У наредном периоду ћемо објавити детаљнији коментар на тему електронског архивирања.