U toku decembra 2023. godine biće objavljene izmene Uredbe o jedinstvenim tehničko-tehnološkim zahtevima i procedurama za čuvanje i zaštitu arhivske građe i dokumentarnog materijala u elektronskom obliku (u daljem tekstu: Uredba).

Najvažnija izmena Uredbe, što se tiče privrednih subjekata, je sledeća: privredni subjekti neće imati obavezu da čuvaju dokumentarni materijal u elektronskom obliku ukoliko se taj dokumentarni materijal već čuva kod nekog državnog organa ili organizacije.

Ovu važnu informaciju za sve privredne subjekte najavila je Svetlana Jovanović, iz Jedinice za implementaciju strateških projekata, elektronskih servisa i razvoj e-Uprave pri Kabinetu predsednice Vlade Republike Srbije, na stručnom skupu „Elektronsko i klasično arhiviranje i upravljanje dokumentima“, koji je održan u Beogradu u organizaciji firme Kurs Kreator. Gospođa Jovanović je navela da je dobila odobrenje iz Ministarstva kulture (koje je nadležno za propise iz oblasti arhivske građe) da saopšti ovu informaciju.

Druga važna informacija tiče se liste kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. U toku januara 2024. godine će biti objavljene izmene šifarnika kategorija dokumentarnog materijala iz Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa državne uprave, koji će kasnije biti inkorporiran i u Uredbu o klasifikaciji dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja. Iako se ovi propisi odnose na državne organe, biće preporučeno da i privredni subjekti formiraju svoju listu kategorija u skladu sa tim novim šifarnikom, jer će u njemu biti sadržane sve vrste dokumenata koje postoje u skladu sa propisima Republike Srbije. Drugi razlog da privredni subjekti koriste navedeni šifarnik je taj što će lista kategorija formirana na taj način biti automatski odobrena od strane Državnog arhiva Srbije.

Treća važna informacija tiče se načina čuvanja elektronskih dokumenata (za one privredne subjekte koji imaju elektronska dokumenta koji se ne čuvaju kod državnih organa). Prema rečima gospođe Jovanović, čuvanje elektronskih dokumenata podrazumeva obavezu pouzdanog čuvanja, a ne obavezu kvalifikovanog elektronskog čuvanja (u smislu sertifikovane usluge kvalifikovanog elektronskog čuvanja).

Na osnovu onoga što je rečeno na stručnom skupu, zaključak je da se rok za početak primene Uredbe od 1.1.2024. godine pre svega odnosi na vezu između dva softvera koje će za potrebe dokumentarnog materijala u elektronskom obliku koristiti javni sektor: ePisarnica i eArhiv. Softver ePisarnica se već koristi u delu javnog sektora, a softver eArhiv bi trebalo da počne da se koristi od početka 2024. godine. Trenutno je taj softver u fazi testiranja.

Rok se naravno odnosi i na privredne subjekte, ali je više puta ponovljeno od strane nekoliko učesnika skupa da ne treba stvari rešavati parcijalno, već da je čuvanje dokumenata u elektronskom obliku samo deo celokupnog procesa organizacije u vezi sa čuvanjem i zaštitom arhivske građe i dokumentarnog materijala. Imajući u vidu verovatnu potrebu za donošenjem nove Liste kategorija od strane privrednih subjekata nakon objavljivanja izmena šifarnika kategorija dokumentarnog materijala, preporučujemo privrednim subjektima da sačekaju najavljene izmene i da nakon toga prikupe neophodne informacije za dalje postupanje u vezi sa ovom temom.

U narednom periodu ćemo objaviti detaljniji komentar na temu elektronskog arhiviranja.